Составление номенклатур и формирование дел

Каждый год все отделы, структурные подразделения организации составляют номенклатуру дел. Специалисты отдела делопроизводства присваивает каждому структурному подразделению соответствующий индекс, например: управление по работе с персоналом— 03. 
Номенклатура дел в организациях составляется по такой форме, которая разработана Государственной архивной службой Российской Федерации, на основе документов всяческих структурных подразделений, которые утверждаются руководством организации или предприятия. 
Номенклатура дел формируется по разделам и подразделам, состоящим из дел. Бумаги размещаются в зависимости от степени важности документа. Каждому делу присваивается заголовок, четко отражающий основное содержание дела и его состав. Неконкретны формулировки: «Различные материалы», «Общая служебная переписка» и т.п. 
Заглавие дела должен содержать: названия вида бумаг (договора, инструкции, приказы и прочие), перечень документов и обязательное название конкретного структурного подразделения. 
Формировка дел происходит, децентрализовано, то есть во всех существующих структурных подразделениях. Руководство структурных подразделений отвечает за создание дел. Специальной службой ДОУ осуществляется контроль правильности формирования документов. При формировке дел нужно соблюдать ряд следующих правил: 
• в деле размещать только выполненные документы в соотношении с заголовком дела;
• все документы, которые относятся к решению одного конкретного вопроса помещать вместе
• необходимо группировать в одном деле документы по одному календарному году, за исключением дел переходящих;
• группировка документов постоянного хранения дел и дел временного хранения осуществляется отдельно.
Документы, подлежащие возврату, излишние экземпляры, черновики, должны размещаться в деле. Размер дела не должен превышать в объеме 250 листов.
Номер для конкретного документа, а так же пример составления номенклатуры, в которое помещаются документы, устанавливает исполнитель. 
Указания по ключевой деятельности группируются отдельно от указаний по личному составу. Оперативные приказы (о командировках, увольнениях, штрафах, отпусках) сформировываются в отдельное дело.
Государственная архивная служба РФ утвердила ряд специальных правил. По данным правилам осуществляются установка ценности каждого документа, оформление самих дел, способы составления описей бумаг, оперативного хранения документов и дел, способы передачи бумаг на хранение в архив. 
Расположение протоколов устанавливается в хронологическом порядке по нумерации.
Запросы граждан по личным вопросам и запросы по вопросам работы организации формируются отдельно.
Переписка группируется за календарный год и группируется в обязательной хронологической последовательности: ответный документ получает следующий номер за запросным документом. При восстановлении документов по переписки о конкретном вопросе, начавшейся в прошлом году, документы вводятся в дело идущего года с установкой индекса дела прошлого года.
Примечание. Показательная инструкция по делопроизводству указана без учета особенностей и специфик конкретной организации. А при возможном составления конкретной инструкции показательная инструкция должна служить основной, так как она составляется с учетом Типовой министерской инструкции о делопроизводстве в РФ.
В каждой конкретной инструкции нужно добавить образцы регистрационных карточек отправляемой и входящей корреспонденции, так же внутренних бумаг (постановлений, указаний, директив, протоколов и т.д.), запросов граждан, всяческие образцы справок, актов об физическом уничтожении документов, а также перечни документов, на которых обязательна ставится печать.
Утверждение инструкции происходит решением главы администрации, указанием руководителя данной организации и дается на роспись каждому сотруднику для того чтобы соблюсти правил о работе с документами.

Другие статьи: